驴Cu谩ndo y c贸mo enviar la confirmaci贸n de reserva de hotel?

馃晵 10 min.

Cuando un cliente realiza una reserva en un hotel, siempre se le deber谩 enviar  una comunicaci贸n donde se le muestren los detalles de la reserva que acaba de hacer, de modo que confirme que todos los datos son correctos. 

En este post hablaremos de la importancia de estos env铆os, c贸mo y cu谩ndo hacerlos, los m茅todos m谩s comunes para enviar las confirmaciones y lo que debemos evitar.

隆Empecemos!

驴Por qu茅 son importantes las confirmaciones de reserva?

El prop贸sito de estas confirmaciones es informar a los suscriptores de que han completado con 茅xito su reserva, de forma que a partir de ese momento no les surjan dudas.

Por lo general suelen tener una funci贸n informativa de car谩cter primaria, pero podemos aprovecharlos para a帽adir informaci贸n adicional, de forma que puedas convertir lo que podr铆a ser una simple estancia en una experiencia memorable en tu hotel y contribuir a la fidelizaci贸n de los clientes que han reservado contigo, aprovechando estos correos para convertir y ganar suscriptores.

Cu谩ndo enviar la confirmaci贸n

Lo mejor es que env铆es la confirmaci贸n de reserva JUSTO despu茅s de que el cliente la haya realizado. No tienes por qu茅 esperar unas horas o un d铆a para enviar un email de confirmaci贸n, m谩ndalo cuando el cliente haya completado la reserva de tu hotel para que no se preocupe y empiece a enviarte emails preguntando por la confirmaci贸n. 

Te aconsejamos tambi茅n enviar otra comunicaci贸n record谩ndoles su reserva 2 o 3 d铆as antes de su llegada, con los elementos que comentaremos a continuaci贸n. 

Consejos para la confirmaci贸n

Cuando env铆es un email o SMS de confirmaci贸n, incluye todos los datos necesarios para que tu clientes tenga todo claro y no le surja ninguna duda. Estos son los elementos que deber铆as incluir:

Informaci贸n de la reserva: Siempre debes informar sobre la reserva que han realizado como el n煤mero de personas que acudir谩n, el n煤mero de habitaciones que han reservado (con sus respectivas fotos), los d铆as que pasar谩n en el hotel y el nombre de la persona que haya realizado la reserva.

C贸digo de la reserva: Todas las reservas tienen un n煤mero de referencia (que se incluye en la base de datos del hotel) para que el personal de recepci贸n las tengan localizadas m谩s f谩cilmente. 

Factura: Adjunta un desglose del precio del servicio que acaban de comprar/reservar. 

Contacto del hotel: Incluye siempre  un apartado con la direcci贸n del hotel, el n煤mero de tel茅fono y el correo electr贸nico, en caso de que quieran contactar antes de llegar. 

Horarios Check in/out: No est谩 de m谩s que informes a los clientes de las horas de registro y de salida del hotel para que puedan planear su viaje 

Adem谩s de esta informaci贸n, tambi茅n te aconsejamos que incluyas datos extra como:

Normas/Seguridad Covid: Para garantizar la seguridad de tus hu茅spedes en los tiempos que corren, deber铆as incluir un apartado donde expliques los protocolos y las normas relacionadas con el Covid como: mantener la distancia de seguridad, las medidas de higiene y limpieza que haya llevado a cabo el hotel, el aforo m谩ximo, etc.

Servicios extra del hotel: Si dispones de servicios especiales, pueden incluirlos tambi茅n para facilitar el viaje a tus hu茅spedes:

  • servicio buffet o restaurante y los respectivos horarios
  • entradas a parques tem谩ticos
  • excursiones a lugares cercanos al hotel
  • visitas guiadas

C贸mo redactar el texto de confirmaci贸n

A continuaci贸n veremos c贸mo se redactan las confirmaciones, dependiendo si enviamos un SMS o un email. 

Confirmaci贸n de reserva por SMS

En los mensajes de texto tenemos que ir al grano, dando la informaci贸n justa pero necesaria de forma que los env铆os no se pasen de los caracteres m谩ximos (160) por mensaje. 

Lo que debemos incluir en estos casos es:

Un saludo personalizado: No paramos de hablar de la importancia de la personalizaci贸n, pero en casos como este es un punto clave para hacerles sentir especiales.

鈥淗ola [nombre],鈥

Un mensaje de agradecimiento: Empecemos el mensaje dando las gracias al cliente por haber elegido nuestro hotel.

鈥淕racias por haber elegido hospedarte en [nombre del hotel]鈥

Ir al grano: siendo claros y directos conseguiremos un mayor impacto. Los clientes no quieren 鈥減erder鈥 el tiempo en leer algo que contenga un mont贸n de paja. En unos segundos debe quedarles claro la informaci贸n que les has enviado. Por lo que te aconsejamos que incluyas 3 elementos clave: dejar claro que el SMS es sobre la confirmaci贸n de la reserva que acaban de realizar, las fechas en las que han reservado habitaci贸n en nuestro hotel, y el n煤mero de referencia de su reserva.

鈥淐onfirmamos su reserva de 3 noches (15/08/2020-18/08/2020). N潞 de reserva #8467.鈥

Incluir URL: Cada vez es m谩s com煤n incluir un link clicable en el que puedan cambiar, modificar o cancelar su reserva en caso necesario, te aconsejamos hacerlo.

Confirmaci贸n de reserva por email

En el caso de los emails, debemos tener en cuenta m谩s elementos:

Una l铆nea de asunto relevante: Haz que el asunto sea informativo, de forma que incluyas el n煤mero de reserva  y el nombre del hotel.

鈥淭u reserva en [nombre hotel] est谩 confirmada. #123456鈥

Personal铆zalo y da las gracias: Como hemos mencionado antes, los clientes quieren sentirse especiales, y a nosotros no nos cuesta nada personalizar los correos. Empieza saludando o dirigi茅ndote a 茅l por su nombre, siendo cort茅s y apreciando que haya elegido tu servicio.

鈥淗ola [nombre],

Gracias por haber elegido [nombre del hotel] para tus pr贸ximas vacaciones.鈥

Incluye todos los detalles de la reserva en el correo electr贸nico. Tu correo electr贸nico de confirmaci贸n es una oportunidad para que un cliente encuentre toda la informaci贸n necesaria en un solo lugar y para que puedan ense帽arlo al personal del hotel como comprobante de reserva.

A帽ade un enlace: Una vez comprobados los datos, es posible que un cliente tenga que corregir algo o simplemente cambiar de opini贸n. Para estar seguro y evitar superposiciones, proporciona un enlace a la p谩gina de reserva.

Agrega enlaces a tus perfiles de redes sociales: Te dar谩 la oportunidad de aumentar tus seguidores en redes sociales adem谩s de brindar m谩s informaci贸n a los usuarios sobre tu marca. 

Incorpora una CTA claro: Incluye siempre un CTA visible como “Ver mi reserva” o “Modificar mi reserva”.

Explica la pol铆tica de cancelaci贸n de reserva. Incluye todos los detalles de la pol铆tica de cancelaci贸n que disponga tu hotel para que no quede nada en el aire y evitar cr铆ticas negativas sobre tu establecimiento.

Ofrece descuentos: Puedes 鈥渞ecompensar鈥 a tus clientes ofreciendo un descuento en taxis o museos.

Cosas a evitar 

A la hora de enviar confirmaciones de reserva a tus clientes, hay varias cosas que debes tener en cuenta para que nada falle en este tipo de situaciones:

Evita las direcciones no-reply

Nunca aconsejamos usar este tipo de direcciones, pero en caso de las confirmaciones de reserva s铆 que son perjudiciales. En caso de que alg煤n cliente quiera responder el email con una duda o comentario, no podr谩 hacerlo, y los clientes esperan que se lo pongamos f谩cil. Adem谩s de disminuir la confianza de estos, es muy probable que tus emails de confirmaci贸n acaben en la carpeta de SPAM. Env铆alos desde una direcci贸n de correo certificada para ahorrarte estos problemas. 

Un dise帽o sobrecargado

Las im谩genes, la estructura, la tipograf铆a, los colores, etc. todo debe tener coherencia para que llame la atenci贸n del usuario y no suponga un esfuerzo enorme encontrar los elementos importantes. Si incluyes demasiados componentes, cansar谩s visualmente a tu cliente. Y recuerda hacerlo siempre mobile friendly.

No env铆es demasiados

Cuida la frecuencia de los env铆os y no fatigues a tus clientes con muchos correos. Con enviar uno nada m谩s realizar la reserva y otro unos d铆as antes de su llegada es suficiente. Si mandas muchos, los acabar谩n marcando como no deseados y tu reputaci贸n podr谩 verse afectada.

Cuidado con las erratas

En email marketing los errores no se pueden corregir: cuando haces un env铆o de una campa帽a ya no hay vuelta atr谩s. Si enviamos un email con faltas de ortograf铆a, este dar谩 una imagen poco seria y transmitir谩 cierta dejadez. No cuesta nada pasar el corrector ortogr谩fico antes de hacer el env铆o.

Qu茅 m茅todo utilizar para enviar la confirmaci贸n

Hoy en d铆a, los clientes valoran que se les env铆e la informaci贸n o confirmaci贸n a trav茅s de distintos canales. Los mejores para enviar las confirmaciones de hoteles son el email y el SMS.

Si optas por el email, lo mejor es que automatices el env铆o de las confirmaciones. Esto te servir谩 para ponerte en contacto con tu cliente en el momento en el que realice una conversi贸n. De esta manera le confirmar谩s de que todo ha ido correctamente y tendr谩 un seguro sobre el que quedarse tranquilo. Es decir, le quedar谩 claro que la operaci贸n que ha desarrollado ha salido correctamente.

Pero nosotros te recomendamos que hagas las confirmaciones de reserva a trav茅s del SMS. 驴Por qu茅? Por hacer la vida mucho m谩s f谩cil tanto al cliente como a ti mismo:

  • Los mensajes de texto siempre se reciben y apenas terminan en la carpeta de spam o no deseado (1%) como pueden hacerlo los correos electr贸nicos (70%). 
  • Son mucho m谩s sencillos y r谩pidos de leer y comprender gracias a su brevedad.
  • La mayor铆a se leen dentro de los 3 minutos posteriores a recibirlos.
  • No necesita acceso a internet
  • Tienen un 98% de tasa de entrega
Diferencia entre SMS y Email

Ejemplos de confirmaci贸n de reservaci贸n de hotel

Aqu铆 te mostramos algunos ejemplos de documentos de reserva en formatos email y SMS para poder tenerlos en cuenta para tus pr贸ximas comunicaciones:

Ejemplo de confirmaci贸n por email

Adem谩s, puedes a帽adir elementos extra al email donde informes a los hu茅spedes como peticiones especiales que hayan hecho, informaci贸n adicional sobre las zonas del hotel o el las pol铆ticas de pago:

Informaci贸n adicional en el email de confirmaci贸n
Ejemplo de confirmaci贸n de reserva de hotel
Ejemplo de confirmaci贸n v铆a SMS
Ejemplo de SMS de confirmaci贸n

Plantilla confirmaci贸n reserva hotel SMS en castellano

Plantilla confirmaci贸n reserva hotel email en castellano

Plantilla confirmaci贸n reserva hotel SMS en ingl茅s

Plantilla confirmaci贸n reserva hotel email en ingl茅s

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