La comunicación interna es esencial en cualquier organización ya que permite a los empleados estar al tanto de las últimas noticias y actualizaciones de la empresa, así como también mejorar la eficiencia y productividad del equipo. El uso de SMS se ha vuelto cada vez más popular como una forma de comunicarse de manera rápida y eficiente entre los miembros del equipo.
Uno de los beneficios principales del uso de SMS para la comunicación interna es la inmediatez. Los mensajes de texto son una forma rápida y fácil de llegar a los destinatarios, independientemente de su ubicación. Esto es especialmente útil en situaciones de emergencia o cuando se necesita tomar una decisión rápida.
Otro beneficio es la portabilidad. Los mensajes de texto pueden ser enviados y recibidos en casi cualquier dispositivo móvil y, además, no dependen de una conexión a internet, lo que significa que los empleados pueden recibir información importante incluso fuera de la oficina.
Además, el uso de SMS para la comunicación interna también puede mejorar la eficiencia y productividad del equipo al permitirles responder de manera rápida y precisa a las tareas y responsabilidades. Esto es especialmente útil para aquellas personas que trabajan en equipos de coordinación y que requieren una colaboración constante.
Por último, también reduce los costes de la empresa, ya que al ser una forma de comunicación más dinámica y directa en comparación con otras como las llamadas internacionales o el correo electrónico, puede ayudar a evitar errores costosos y retrasos en los proyectos.
📑 En este post encontrarás:
Casos de uso
Como hemos dicho antes, el uso del SMS para la comunicación interna se ha convertido en una herramienta cada vez más popular debido a sus ventajas en términos de rapidez, eficacia y eficiencia.
Por eso, repasaremos a continuación algunos de los casos más interesantes en los que podremos aplicar esta magnífica herramienta en virtud de un mejor funcionamiento de la empresa.
Envío de recordatorios
El uso de SMS para enviar recordatorios es una forma eficaz de asegurarse de que los empleados estén al tanto de las tareas y responsabilidades importantes. Los recordatorios SMS pueden ser programados para ser enviados automáticamente a través de la plataforma de Instasent, lo que ayuda a reducir la posibilidad de errores humanos.
Envío de actualizaciones
El uso de SMS para enviar actualizaciones a los empleados es una forma eficiente de mantenerlos informados de las últimas noticias y actualizaciones de la empresa. Esto es especialmente útil en situaciones en las que la información es urgente o se necesita una respuesta rápida.
Envío de alertas
El uso de SMS para enviar alertas es una forma de garantizar que estén informados de las situaciones de emergencia o de cambios importantes en el plan de trabajo.
Programación de tareas
En este caso, es un recurso perfecto para programar tareas y, además, una forma eficiente de asegurarse de que los empleados estén al tanto de sus responsabilidades y de los plazos para cumplir las mismas.
Rastreo de tareas
Esto permitirá a los gerentes y supervisores tener una idea de cómo se están llevando a cabo las tareas y tomar decisiones informadas sobre el plan de trabajo.
Reporte de tareas
Reportar las tareas será una manera de mantener enfocados a los empleados y una forma eficiente de garantizar que los gerentes y supervisores estén al tanto del avance de las mismas.
Reporte de empleados
El SMS también puede ser utilizado para mejorar la participación y compromiso de los empleados en la empresa. Al enviar mensajes de texto personalizados y relevantes a los empleados, se puede mejorar su motivación y compromiso en el trabajo. Los mensajes pueden incluir información sobre eventos internos, encuestas para recopilar opiniones de los empleados, o incluso recordatorios para cumplir con las metas de trabajo.
Cómo implementar el SMS para la comunicación interna de la empresa
La implementación del SMS para la comunicación interna de la empresa es un paso importante para mejorar la eficiencia y productividad del equipo. Entre sus puntos más importantes, podemos destacar:
Seleccionar la empresa para contratar el servicio de SMS
Es importante investigar varias empresas y comparar sus precios, características y servicios de atención al cliente antes de tomar una decisión. Instasent es una excelente opción debido a su confiabilidad, flexibilidad y facilidad de uso.
¿Por qué contratar Instasent?
Instasent no solo será una herramienta de excelencia y una solución para responder a todas las necesidades al momento de implementar el SMS para la comunicación interna, sino que también incluye un servicio al cliente capaz de atender y guiar a cada usuario en la configuración de la interfaz con el objetivo de adaptarla a cada empresa y en donde, además, la relación precio-calidad se aprovechan al máximo.
Entrenamiento de los empleados
Es importante designar un empleado o equipo responsable de la implementación y uso del sistema de SMS. Instasent ofrece, como hemos dicho antes, recursos como su atención al cliente, tutoriales en vídeo y guías de usuario para ayudar a los empleados a utilizar el sistema de manera efectiva.
Es importante asegurarse de que todos los miembros del equipo estén al tanto de las características y funciones del sistema antes de comenzar a utilizarlo.
Políticas de uso interno
Establecer una política de uso de SMS interno tendrá como objetivo evitar abusos o problemas con la herramienta para, de esta manera, asegurar una comunicación adecuada y efectiva.
Pequeña guía paso a paso
A continuación te dejaremos una guía con 8 pasos indispensables para implementar el SMS para la comunicación interna de la empresa de manera efectiva.
- Define tu objetivo: Antes de comenzar a utilizar el SMS, es importante tener un objetivo claro de lo que deseas lograr con esta herramienta. Esto te ayudará a diseñar una estrategia eficaz y medir el rendimiento del sistema.
- Selecciona un proveedor de SMS: Es importante disponer de un proveedor confiable y con experiencia. Para eso, nada mejor que los servicios de Instasent.
- Diseña tu estrategia: Una vez que hayas contratado Instasent, es hora de diseñar tu estrategia de SMS. Define el contenido de los mensajes y planifica la frecuencia y el momento de los envíos.
- Crea tu contenido: El contenido de los mensajes debe ser relevante, valioso y dinámico para la resolución de problemas o para la comunicación interna de la empresa. Asegúrate de que el mensaje sea claro, conciso y de fácil lectura en pantalla pequeña.
- Prueba y optimiza: Antes de lanzar la campaña de SMS, es importante realizar pruebas para asegurarte de que todo funcione correctamente.
- Lanza tu campaña: Una vez que hayas realizado las pruebas necesarias, ya estarás listo para lanzar tu campaña de SMS para todos los empleados afectados a ese proyecto en particular. Asegúrate de seguir el plan y la estrategia.
- Medición y análisis: Luego de lanzar la campaña es importante medir los resultados. Primero que nada, chequear si el motivo del mensaje ha sido resuelto. Luego, analizar tiempos de respuesta y procesos a fin de evaluar alguna modificación dentro de la estrategia.
Integración del SMS con otras herramientas de comunicación
Integrar el SMS con otras herramientas de comunicación es una excelente manera de aumentar la eficiencia y productividad de la empresa.
Para profundizar un poco más acerca de esto, aquí dejamos un gráfico de integración.
- Integración con correo electrónico: El objetivo sería enviar alertas y actualizaciones automáticamente a través de ambos canales. Esto permite a los miembros del equipo recibir información importante de manera rápida y precisa.
- Integración con WhatsApp: A través de la mensajería instantánea, los miembros del equipo recibirán información importante en tiempo real y podrán responder de manera rápida y precisa.
- Integración con calendario: Es posible integrar el sistema de SMS con un sistema de calendario. Esto permite a los miembros del equipo recibir recordatorios automáticos sobre eventos y citas programadas a través de mensajes de texto.
- Integración con sistema de tickets: Ultra buena opción sería la de un sistema de tickets para notificar a los miembros del equipo sobre nuevos tickets o actualizaciones automáticamente a través de mensajes de texto.
- Integración con CRM: Integrar el sistema de SMS con un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) será perfecto para automatizar procesos de comunicación con ellos y también recibir alertas de cambios o actualizaciones sobre cuestiones relacionadas en tiempo real.
Seguridad y SMS para la empresa
Comparado con otro tipo de comunicación, los SMS son una de las formas más seguras de comunicarse. Eso se debe a que se trata de una comunicación punto a punto, lo que significa que sólo el destinatario puede ver el mensaje. Además, los mensajes de texto no se almacenan en dispositivos intermedios y no se transmiten a través de redes públicas, lo que reduce el riesgo de interceptación. Según un artículo publicado en el blog Tatango, el 90% del correo electrónico que recibimos es SPAM, contra apenas el 1% de mensajes de SMS.
En el caso de Instasent, tal cual establecen nuestras políticas de privacidad, garantizamos el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables en materia de protección de datos personales. También establecemos medidas de seguridad para proteger la información personal que se recolecta. Algunas de las medidas de seguridad incluyen:
- Protección contra accesos no autorizados: Instasent utiliza medidas técnicas y organizativas para proteger la información personal contra accesos no autorizados, pérdida, destrucción o alteración.
- Cifrado de datos: Instasent cifra la información personal que transmiten a través de redes públicas y privadas para protegerla contra accesos no autorizados.
- Seguridad física: Instasent tiene medidas de seguridad física para proteger la información personal contra el acceso no autorizado, la pérdida, la destrucción o el daño.
Buenas prácticas a la hora de utilizar el SMS para la comunicación interna
La comunicación eficaz es esencial para el buen funcionamiento de cualquier empresa, y el SMS se ha convertido en una herramienta valiosa para la comunicación interna. Sin embargo, es importante utilizar el SMS de manera efectiva y segura. A continuación, veremos cinco buenas prácticas para utilizar el SMS para la comunicación interna en una empresa.
- Establecer una política de uso: Uno de los puntos fundamentales es establecer una política clara para el uso del SMS en la empresa, incluyendo cuáles son los tipos de mensajes que se permiten enviar, quién tiene autorización para enviar mensajes y cómo se manejarán los mensajes no deseados o maliciosos.
- Utilizar una plataforma confiable: Una plataforma de SMS confiable y segura como Instasent, ofrece medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales de los empleados y de la empresa.
- Utilizar un lenguaje y tono adecuado: Es importante utilizar un lenguaje y tono adecuado en los mensajes de texto, asegurándose de ser claro y conciso, evitando el uso de abreviaciones o códigos internos que puedan ser confusos para algunos empleados.
- Establecer un plan de contingencia: Establecer un plan de contingencia permitirá manejar cualquier problema técnico o de seguridad que pueda surgir al utilizar el SMS para la comunicación interna.
- Monitorear y evaluar el uso: Monitorear y evaluar regularmente el uso del SMS en la empresa, asegurará de que está siendo utilizado de manera efectiva y eficiente, y realizando ajustes según sea necesario.
Costes para implementar el SMS para la comunicación interna de una empresa
Como se puede ver en la siguiente tabla, el coste de configuración del sistema para el uso del SMS es bajo, el coste por mensaje también es bajo, y se tiene un alto ahorro de costes al utilizar el SMS en comparación con otros medios de comunicación. El correo electrónico tiene un coste medio de configuración, un coste por mensaje bajo y un ahorro medio en comparación con otras opciones. Finalmente, las llamadas telefónicas tienen un coste medio de configuración, un coste medio por mensaje y un ahorro bajo en comparación con otras opciones.
En este cuadro podrás ver claramente cómo el SMS puede ser un valor fundamental para ayudar a bajar los costes de la empresa.
Además, las tarifas de Instasent son de las más rentables del mercado y una oportunidad perfecta para comenzar a utilizar el SMS en la comunicación interna.
| Medio de comunicación | Costo de configuración | Costo por mensaje | Ahorro de costos |
| SMS | Bajo | Bajo | Alto |
| Correo electrónico | Medio | Bajo | Medio |
| Llamadas telefónicas | Medio | Medio | Bajo |
| Aplicaciones de mensajería interna | Medio | Gratis | Alto |
| Notificaciones push | Bajo | Gratis | Medio |
| Intranet | Medio | Gratis | Medio |
Medición de eficacia de los SMS
La capacidad de medir la efectividad de las comunicaciones internas es esencial para mejorar la eficacia de las mismas. Utilizando SMS para las comunicaciones internas de una empresa, es posible medir la efectividad a través de métricas como tasas de apertura, tasas de respuesta y tiempos de entrega. Estas métricas proporcionan información valiosa sobre cómo los empleados están interactuando con los mensajes y cómo estos están impactando en la eficacia de las comunicaciones. Conociendo estas métricas, las empresas pueden ajustar y mejorar su estrategia de comunicación para asegurar que están logrando su objetivo de mejorar la eficacia de las comunicaciones internas.
Para medir la efectividad de las comunicaciones internas basadas en SMS, es importante considerar una serie de métricas clave. Algunas de las métricas más relevantes incluyen:
- Tasas de apertura: La tasa de apertura se refiere al porcentaje de mensajes SMS que han sido abiertos y leídos por los destinatarios. Esta métrica es especialmente útil para evaluar la relevancia de los mensajes y asegurarse de que están llegando a la audiencia correcta. Según diferentes estudios, las tasas de apertura de los SMS pueden variar entre el 85% y el 98%. Estas tasas son generalmente más altas que las tasas de apertura de los correos electrónicos, ya que los mensajes SMS son más difíciles de ignorar.
- Tasas de respuesta: La tasa de respuesta se refiere al porcentaje de mensajes SMS que han sido respondidos por los destinatarios. Esta métrica es especialmente útil para evaluar la efectividad de las llamadas a la acción incluidas en los mensajes.Su porcentaje puede variar entre el 20% y el 50% y suele ser más alto cuando se incluye información relevante y una llamada a la acción clara en el mensaje.
- Tiempos de entrega: Los tiempos de entrega se refieren al tiempo que transcurre desde que se envía un mensaje SMS hasta que es recibido por el destinatario. Son generalmente muy rápidos debido a la naturaleza de los mensajes SMS, que son transmitidos directamente al dispositivo móvil del destinatario.
Una vez recolectadas estas métricas, es importante analizarlas y utilizarlas para mejorar las comunicaciones internas basadas en SMS. Por ejemplo, si se observa una baja tasa de apertura, se podría considerar cambiar el contenido o el formato de los mensajes para hacerlos más relevantes para la audiencia. Si se observa una baja tasa de respuesta, se podría considerar incluir llamadas a la acción más claras y específicas en los mensajes. Si se observa un alto tiempo de entrega, se podría considerar cambiar el proveedor de SMS o verificar la configuración de entrega para corregir el problema.
Por qué estar atento a las cuestiones legales
Es importante que las empresas estén al tanto de las consideraciones legales y reguladoras a la hora de utilizar SMS para la comunicación interna. La privacidad de los datos de la comunicación SMS con los empleados debe ser una prioridad para todas las empresas, y es esencial cumplir con las regulaciones aplicables en cada país, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa.
El Reglamento General de Protección de Datos, entró en vigor en mayo de 2018. El RGPD establece requisitos para la recolección, el almacenamiento y el uso de los datos personales, incluyendo los datos de los empleados. Algunos de estos requisitos incluyen:
- Obtener el consentimiento explícito de los empleados antes de recolectar, almacenar o utilizar sus datos personales.
- Informar a los empleados sobre cómo se utilizarán sus datos personales.
- Asegurar que los datos personales de los empleados se almacenen de manera segura y solo se utilicen con fines legítimos.
- Establecer procedimientos para garantizar que los datos personales de los empleados se borren de manera segura cuando ya no sean necesarios.
Además del RGPD, es importante que las empresas estén al tanto de cualquier otra regulación específica de cada país que pueda ser aplicable. Por ejemplo, en los Estados Unidos, las leyes estatales y federales regulan el uso de los datos personales de los empleados.
¿Cuál será el futuro del SMS para comunicaciones internas?
La tecnología SMS está en constante evolución, y es importante estar al tanto de las tendencias y avances en este campo para poder aprovechar al máximo su potencial en la comunicación interna de las empresas.
Una de las tendencias más recientes en tecnología SMS es el uso de chats automatizados y la inteligencia artificial para mejorar la eficacia de las comunicaciones. Estos chats automatizados pueden ayudar a las empresas a responder rápidamente a las preguntas de los empleados y proporcionar información automatizada en tiempo real.
Además, la inteligencia artificial puede ayudar a las empresas a analizar las conversaciones y extraer información valiosa para mejorar las comunicaciones futuras.
Otra tendencia reciente en tecnología SMS es el uso de enlaces cortos o códigos QR para facilitar el acceso a contenido multimedia o información adicional en línea. Esto permite a las empresas incluir enlaces o códigos QR en los mensajes SMS para que los empleados puedan acceder a contenido multimedia, como videos o documentos, o a información adicional en línea, como formularios o aplicaciones, directamente desde sus dispositivos móviles.
Es probable, además, que veamos una mayor integración entre SMS y mensajería instantánea en el futuro. Esto permitiría a las empresas utilizar la familiaridad y la rapidez de la mensajería instantánea, junto con la confiabilidad y la eficacia de los SMS con el objetivo primordial de mejorar la comunicación interna.
Cómo aprovechar al máximo Instasent
Instasent será la mejor manera de llevar adelante todo el proceso de comunicación interna a través de la utilización del SMS.
La razón principal es que te permitirá hacer un seguimiento exacto de cuál ha sido el comportamiento de cada empleado respecto a las diferentes tareas o proyectos asignados.
¿Cuál es el coste de enviar una campaña de sms?
La tarifa de enviar SMS varía dependiendo del número de destinatarios.
Es importante tener en cuenta que al contratar el servicio se ofrece un crédito inicial que se puede utilizar para crear una campaña de prueba y evaluar la eficacia de la herramienta.
Al crear una campaña, se proporciona una calculadora que indica el coste final.
Pero, para que puedas tener una idea aproximada del coste, te dejaremos aquí abajo una calculadora con la que podrás obtener un valor aproximado dependiendo de la cantidad de empleados de la empresa.
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Previo a comenzar, desde la opción recargar saldo, podrás agregar el dinero a la cuenta con el objetivo de tenerlo disponible al momento de lanzar la campaña.
Las 3 maneras de añadir el dinero son:
- Transferencia bancaria
- Paypal
- Tarjeta de crédito
¿Cómo crear una campaña?
Tendrás 3 opciones disponibles.
Enviar SMS rápido: A través de esta opción podrás enviarle un mensaje a solo un empleado.
Enviar SMS masivo: En este caso podrás organizar el envío a todos los empleados de manera masiva y de una forma muy práctica que te explicaremos a continuación. Esta opción es la más utilizada.
Usar API SMS: Si cuentas con un programador, podrás crear una API Key e integrarlo al portal interno de la empresa.
Como te he dicho anteriormente, te explicaré la manera de enviar la campaña desde la opción de SMS masivo ya que es la más utilizada y la que seguramente será la más utilizada por la empresa.
En sólo 3 pasos, tendrás lista y enviada la campaña.
En primer lugar, debes completar el título de la campaña y el país por defecto al que enviarás tus SMS.
Ten en cuenta que tendrás a disposición más de 200 países y será suficiente con poner el código correspondiente para que el mensaje llegue al móvil del empleado.
Una vez colocado el título e incluido el país de destino, podrás agregar los destinatarios.
Para hacerlo, puedes optar por tres métodos diferentes:
- Subir un archivo .csv, .tsv o .txt
- Copiar y pegar cada uno de los números
- Elegir contactos directamente desde la agenda
Finalizado este proceso, haz click en continuar.
En este segundo paso tendrás que crear el SMS para la campaña. Recuerda que podrás incluir enlaces cortos en el caso de querer asignar una tarea o un proyecto a los empleados.
Para el último paso, queda revisar que todo esté correcto y darle click a “Realizar envío”.
Conclusión
El SMS es una herramienta valiosa para la comunicación interna de las empresas debido a su rapidez, eficacia y seguridad. Es importante establecer una política clara para el uso del SMS en la empresa y utilizar una plataforma confiable como Instasent. Además, es importante utilizar un lenguaje y tono adecuado en los mensajes de texto y establecer un plan de contingencia. Es posible medir la efectividad de las comunicaciones internas basadas en SMS utilizando métricas como tasas de apertura, tasas de respuesta y tiempos de entrega.
Por otro lado, es crucial cumplir con las regulaciones aplicables en materia de protección de datos personales como el RGPD. Pensando en el futuro, es probable que veamos una mayor integración entre SMS y mensajería instantánea, así como un uso más amplio de chats automatizados y la inteligencia artificial para mejorar la eficacia de las comunicaciones.
