Cómo enviar correos masivos fácil y sin spam

🕒 10 min.

El marketing por correo electrónico se ha ido convirtiendo en un medio muy importante para mantener relaciones con tus clientes, tanto los actuales como los potenciales. Por eso, vamos a analizarlos para que sepas darles el mejor uso y te comentaremos los mejores programas para llevarlos a cabo.

¿Qué es un envío masivo de correos?

El correo masivo es el envío del mismo correo electrónico a un número considerablemente alto de destinatarios que obtienes de tu base de datos, con el objetivo de que el lector acabe realizando una compra, suscripción, o visitando un sitio en concreto. Eso sí, para poder hacer este tipo de envíos, el usuario debe haber expresado su consentimiento previamente.

Se utiliza sobre todo para lanzar campañas de marketing, a todo nuestro público o al grupo que nos interese gracia sa la segmentación. 

Correo masivo vs spam: ¿cuál es la diferencia?

¡Ojo! Cuando hablamos de envíos de correo masivo, no nos referimos a Spam. Es importante que los diferenciemos. 

Con el correo masivo es aquel que se manda a una lista de suscriptores que han mostrado su conformidad para que se les envíen este tipo de emails. 

Por otro lado, el spam o el correo no deseado es el que les llega a los usuarios aunque no hayan dado su consentimiento para recibirlos.

Para que tus envíos no acaben en la carpeta de spam, debes seguir unas buenas prácticas de email marketing y tener en cuenta y cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos, que viene a decir que:

  • El destinatario siempre tendrá que haber aceptado el consentimiento de recibir tus emails.
  • El consentimiento debe estar redactado de manera clara.
  • Cuando el email tenga varios fines, debe darse el consentimiento para todos ellos.
  • El que firma, tendrá derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento.

Cómo enviar correos masivos sin hacer spam

SI tienes una empresa y quieres ponerte en contacto con todos tus contactos, es posible que te hayas preguntado qué puedes hacer para que el correo que vayas a mandar no termine en la bandeja de spam. Estos consejos pueden ayudarte:

Usa un programa

Créeme, los programas para enviar correos masivos te solucionan la vida. No te imaginas la cantidad de trabajo y tiempo que te puedes ahorrar gracias a estos. Casi todos cuentan con plantillas prediseñadas que puedes utilizar de base de tu correo, así no necesitas ponerte a diseñar todo tú. O sí, puedes contar con ellas o hacer el diseño de cero tú mismo. It’s up to you!

Te permiten gestionar tus contactos y segmentarlos en caso de querer variar tus comunicaciones, monitorizar los resultados y actuar en base a ellos en el futuro. 

El consentimiento

Antes de ponerte a mandar emails a lo loco, primero necesitas tener el consentimiento de tus usuarios para poder hacerlo. Sin este, vas a estar mandando emails no solicitados. Y que nos lleguen cosas que no queremos, por la cara, no nos gusta. ¿Qué pasa cuando ocurre esto? Que lo marcamos como spam. Y eso, my friend, es lo que no queremos. Así que mejor que los destinatarios lo acepten previamente

El remitente

¿Abrirías un correo que te manda alguien que se hace llamar reshulon123@tumarca? No, ¿verdad? Porque no te genera seguridad y porque no hay manera de reconocer de quién se trata. Está demostrado que preferimos abrir emails que incluyen un nombre personal en el apartado “de”. 

Lo mejor es enviarlos desde una dirección que contenga tu nombre y el de tu marca, nombreapellido@marca.

Sin mayúsculas, mejor

Cuando en internet usamos las mayúsculas, parece que gritamos. Si nos llega un email con el asunto en mayúscula (y si encima contiene la palabra “gratis” o “dinero”), ¡oh oh, huele a desesperación…! Así que intenta evitarlos. 

La imagen

Te aconsejo que cuides la tipografía y la parte visual de todo tu email, que todo tenga concordancia. La irregularidad de colores, tamaños, fotos, etc. nos da la sensación de que el remitente es desorganizado y poco preocupado por la estética de su propio producto. 

Intenta también no incluir archivos multimedia. Es posible que los usuarios no tengan habilitada la opción de visualización, por lo que, si no se ven o no funcionan correctamente, darás una imagen de descuido. 

Enviar correos masivos sin que se vean los destinatarios

Antes de hacer un envio a muchos destinatarios, debes conocer el uso del campo de copia oculta (CCO), que sirve para que los destinatarios no puedan ver las direcciones de los demás. Debes tener esto muy en cuenta porque si no lo haces así, estarás cometiendo una ilegalidad, porque infringe la ley de protección de datos de carácter personal, y tiene sanción. 

La multa por no usar CCO puede ir desde 10 millones de euros hasta el 2% del volumen de facturación de la empresa. La cuantía depende del número de correos electrónicos que se envíen de esta forma. 
Así que esta debe ser una de tus prioridades, que los destinatarios no puedan verse.

Cómo enviar correos masivos en Gmail

  • Lo primero, inicia sesión en tu cuenta de Gmail. 
  • Redacta o adjunta la información que quieres enviar. 
  • IMPORTANTE: En el apartado “Para” clica sobre CCO para que los contactos que selecciones estén ocultos.
Pantallazo de Cco
  • Inserta la lista de emails a los que quieras dirigirte.
Pantallazo de direcciones de email de destinatarios ocultos
  • Envíalo.

Debes tener en cuenta que Gmail no permite enviar más de 500 emails por día. En caso de hacerlo, te saltará un aviso diciendo que no podrás enviar otro correo entre 1 y 24 horas. 

Cómo enviar correos masivos en Outlook

Al igual que con Gmail, Outlook también tiene limitaciones a la hora de envíos masivos de correos:

  • Destinatarios diarios: 5.000
  • Máximo de destinatarios por mensaje: 500
  • Destinatarios diarios de no relación: 2.000

Así que, antes de enviar nada, asegúrate que tu correo masivo cumple con esos requisitos.

Paso 1: Abre un nuevo correo electrónico. Puedes hacerlo como Nuevo Mensaje o en Correspondencia → Iniciar combinación de correspondencia –>  Mensaje de correo electrónico.

Pantallazo Outlook Mensaje de correo electrónico

Paso 2: Ve a Correspondencia > Seleccionar destinatarios.

  • Selecciona un origen de datos. Puede ser una hoja de Excel, un documento de Word o los contactos de tu cuenta de Outlook. 
  • Elige Archivo > Guardar.

Paso 3: Una vez tengas los destinatarios listos, agrega la información que desees al cuerpo del email, puede contener adjuntos. 

Paso 4: Agrega contenido a los campos que te hagan falta, como la línea de saludo o asunto.

Paso 5: Revisa y envía.

  • Clica en Vista previa de resultados y, después en Siguiente o Anterior para repasar que todo esté correcto.
Pantallazo Vista previa de resultados
  • Dale a Finalizar y combinar > Enviar mensajes de correo electrónico. ¡Y listo!
Pantallazo Finalizar y Combinar

Cómo enviar correos masivos desde Excel

Lo primero que debes hacer es crear una base de datos en Excel con varios datos: nombre, empresa, correo electrónico. Prioriza lo que más convenga a tu negocio.

VALORES DEL EMAIL

  1. En la Celda B2 escribe los correos deseados con copia oculta.
  2. En la Celda B3 escribe el asunto deseado para el correo.
  3. En la Celda B4 escribe el contenido, p.ej.:

Buenos días
Os invito al evento X que se celebrará el día 22 a las 20h.
Saludos.

  1. En la Celda B5 escribe la ruta y el archivo adjunto.
  2. Guarda el  Informe1.pdf en la ruta indicada, como archivos adjuntos.
Pantallazo plantilla en Excel

MÓDULO

  1. Pulsa Alt & F11. Mostrará el editor de Visual Basic.
  2. Ve a: Barra de Menú / Insertar / Módulo. Mostrará la ventana del módulo donde escribimos la macro.
Pantallazo módulo

Escribe el código de la macro:

Sub Email_Adjunto()

Dim mi_App As Object
Dim mi_Correo As Object

Set mi_App = CreateObject("Outlook.Application")
mi_App.Session.logon

Set mi_Correo = mi_App.CreateItem(0)
ActiveWorkbook.Save

On Error Resume Next

With mi_Correo
.To = Range("B2").Value
.CC = Range("B3").Value
.BCC = Range("B4").Value
.Subject = Range("B5").Value
.Body = Range("B6").Value
.Attachments.Add Range("B7").Value
.Attachments.Add Range("B8").Value
.DeleteAfterSubmit = False
.Send
End With

MsgBox "Email enviado con éxito"

On Error GoTo 0

Set mi_Correo = Nothing
Set mi_App = Nothing

End Sub

BOTÓN

Ir a: Insertar / Controles de formulario / Botón.

Pantallazo Insertar

Ir a la hoja / Trazar un área rectangular para el botón. Mostrará ventana de Asignar macro.

Pantallazo Asignar marco

REFERENCIA

  1. Pulsa la tecla Alt &F11. Mostrará el editor de Visual Basic.
  2. Ve a: Herramientas / Referencias. Mostrará la ventana de referencias VBAProject.
  3. Activar la casilla: Microsoft Outlook 16.0 Object Library
  4. Pulsa el botón Aceptar. Cierra la ventana y activa la librería.

EJECUTAR MACRO

  1. Ejecutar la macro.
  2. Mostrará mensaje de confirmación de envío.
Confirmación de envío Exxcel

Ahora ya sabes lo que es un correo masivo y cómo enviarlo evitando caer en la temida bandeja de spam. Sigue los pasos que te hemos marcado para que tus próximas campañas sean todo un éxito. ¿Te animas?

2 comentarios en «Cómo enviar correos masivos fácil y sin spam»

  1. El email es una herramienta indispensable para recibir feedback acerca de la satisfacción del cliente con respecto a nuestra marca, servicio o producto, lo que genera una relación directa con el cliente.

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