Base de datos de clientes: aprende lo necesario para crear la tuya

馃晵 12 min.

驴Qu茅 es una BBDD de clientes?

Una base de datos de clientes es el almacenamiento de informaci贸n valiosa sobre nuestros clientes que resulta relevante para nuestro negocio. Recolectamos datos y analizamos el perfil de nuestros compradores.

Tener datos sobre nuestros clientes hace que podamos gestionarlos y conocerlos m谩s y mejor, por lo que nos puede ayudar a expandir nuestro negocio y aumentar nuestras ventas. Adem谩s, nos permite crear campa帽as de marketing m谩s personalizadas y ofrecer un trato m谩s cercano.

Objetivos de los sistemas de bases de datos

Estos son los principales objetivos de una base de datos de clientes:

Facilitar una mejor forma de organizar nuestra informaci贸n 

La funci贸n de una base de datos es, precisamente, facilitar el acceso a ellos. Al tener todo almacenado en un mismo lugar, optimizaremos nuestro tiempo de b煤squeda de informaci贸n.

Evitar la redundancia e inconsistencia de datos

Existe la posibilidad de que se origine un duplicado de informaci贸n si no se controla detalladamente el almacenamiento, aumentando los costos de almacenamiento y acceso a los datos, adem谩s de generar la inconsistencia de estos.

Impedir un aislamiento de los datos

Cada departamento de la empresa contar谩 con unos datos que deben almacenarse en la misma BBDD, de forma que la informaci贸n de todos ellos queda aglutinada para una mejor accesibilidad y sin riesgo de aislamiento.

Garantizar la seguridad

Resultar谩 m谩s f谩cil hacer una copia de seguridad de la BBDD de clientes que hacerlo con un conjunto de ficheros almacenados de forma no estructurada.

Segmentaci贸n

Tenemos a nuestros clientes y todo lo relacionado con ellos almacenados en un mismo lugar, lo que nos permite hacer una segmentaci贸n de forma m谩s f谩cil y efectiva para nuestras campa帽as de marketing.

驴Qu茅 informaci贸n hay en una BBDD de clientes?

Veremos que una base de datos de clientes est谩 compuesta por distintos campos (columnas) con informaci贸n de cada cliente. Lo m谩s com煤n es encontrar los siguientes conceptos:

  • Nombre
  • Apellidos
  • Correo electr贸nico
  • Tel茅fono
  • Empresa (en caso de que nos hiciera falta)
  • Direcci贸n
  • C贸digo postal
  • Poblaci贸n
  • 脷ltima compra
  • Fecha de nacimiento
  • Sexo

Estos datos pueden variar dependiendo de los objetivos empresariales que tenga nuestro negocio. 

Los datos se procesan y se transforman en informaci贸n de una manera ordenada, de forma que nos sirva de ayuda en el proceso de la toma de decisiones. Sobre todo el Departamento de Marketing y Ventas, deber谩n tener en cuenta esta informaci贸n para futuras comunicaciones o campa帽as.

Por ejemplo, cuando analicemos los datos de nuestros clientes, podremos ver cu谩ndo fue la 煤ltima compra de todos ellos y actuar en base a ello, enfoc谩ndonos en los que hayan realizado una compra m谩s reciente o considerando los clientes m谩s antiguos y realizar campa帽as para recuperarlos.

Usos de la Base de Datos de clientes

Podemos dar diferentes usos a nuestra base de datos, dependiendo del tipo de negocio que llevemos y los objetivos empresariales que tengamos. 

Agenda de contacto

Tendremos a nuestra disposici贸n toda la informaci贸n de contacto que necesitemos, como su n煤mero de tel茅fono, email, etc. De esta forma, cada vez que queramos contactar con alguien, encontraremos la informaci贸n necesaria en nuestra base de datos. 

Podemos recuperar clientes antiguos

Las bases de datos nos permiten tener un hist贸rico de clientes y aplicar t茅cnicas de venta para recuperarlos. Podemos crear un campo en nuestra BBDD que refleje el motivo por el que los perdimos y actuar en base a ello.  

Ofrecer atenci贸n al cliente de calidad

Las bases de datos nos dan la oportunidad de segmentar nuestros clientes como mejor nos convenga y, por tanto, segmentar las comunicaciones que hagamos. Y esta segmentaci贸n tambi茅n nos permitir谩 ofrecer una atenci贸n al cliente m谩s personalizada. 

Aumento en las ventas

Una base de datos va a resultar esencial en nuestras estrategias de marketing, ya que podemos tener informaci贸n del cliente como sus h谩bitos de consumo, datos demogr谩ficos, aficiones, etc., creando as铆 perfiles de los consumidores o buyer personas.

Consejos para hacer una

Base unificada

Lo primero de todo es que crees una base unificada integrando todos los datos en una misma ubicaci贸n. De esta forma tendremos un control efectivo y una visi贸n clara de los clientes.

Piensa en los datos que quieres recopilar

Esto depender谩 de cada empresa, aunque siempre suele haber una serie de datos principales en com煤n como la edad, el sexo, correo electr贸nico, poblaci贸n o el gasto medio. Puedes incluir todos los campos que te ayuden a ofrecer un mejor servicio.

Obt茅n informaci贸n

Como ya imaginar谩s, no puedes pedir a los clientes que te manden sus datos as铆 por as铆. Lo m谩s com煤n es crear una interacci贸n con ellos mediante las redes sociales, organizando concursos, sorteos o promociones que requieran de un registro previo.

Secciona

Cuantas m谩s secciones tenga tu base de datos, mejor. De esta forma, lo tendremos m谩s f谩cil a la hora de segmentar o simplemente buscar a clientes concretos.

El prop贸sito

Una base de datos siempre debe tener una finalidad, es decir, c贸mo se van a utilizar esos datos y para qu茅.

Actualiza y monitoriza

Una vez hayas creado la base de datos, no te olvides de actualizarla constantemente. 

Adem谩s, tendremos que medir el impacto de cada campa帽a que hagamos para que nos ayude a conocer si de verdad estamos trabajando de forma 贸ptima.

Cuida la privacidad

La informaci贸n que contiene nuestra base de datos es sensible, por lo que es esencial que la cuidemos y que cumpla con la Ley Org谩nica de Protecci贸n de Datos.

Herramientas que te pueden ayudar

Hay herramientas que pueden ayudarte a crear tu base de datos de clientes. Estas son las m谩s conocidas:

Microsoft Excel

Puede almacenar grandes cantidades de datos en hojas de c谩lculo y se suele utilizar para el c谩lculo y el an谩lisis de datos. Si cuentas con el paquete de Office en tu ordenador, no te supone ning煤n coste, y puedes hacer operaciones como: analizar los datos, dinamizarlos, presentarlos mediante gr谩ficos, etc.

Microsoft Access

El uso m谩s com煤n de Access es para peque帽as bases de datos individuales. Es un software orientado a lo visual, lo que hace que, aunque no seamos programadores, podamos crear bases de datos 煤tiles de forma f谩cil. Su estructura puede ampliarse para cumplir con las necesidades empresariales. La pega que tiene es que es solo para PC.

MySQL

Permite a varios usuarios acceder a m煤ltiples bases de datos. Este software funciona en diversas plataformas, que incluyen la mayor铆a de variedades de Windows y UNIX. Se diferencia de otros productos por su coste, ofreciendo una versi贸n no-empresarial gratuita.  

Oracle

Es un software de base de datos escalable a nivel empresarial que permite acceder a los datos de forma local o de forma remota. El tama帽o m谩ximo de base de datos que permite es de 8 terabytes.

Pasos para crear una en Excel

驴Quieres crear tu base de datos en Excel? Sigue estos pasos:

Hacer la tabla

Lo primero de todo es crear una tabla en Excel que incluya los datos de tus clientes. La primera fila ser谩n las secciones que compondr谩n (nombre, apellidos, direcci贸n, tel茅fono, etc.), para que cada columna de la tabla se dedique a un tipo de informaci贸n. 

Integrar los datos

Una vez creadas las categor铆as, hay que integrar los datos. Introduce cada cliente en cada fila respetando lo marcado en la columna.  Si quieres, puedes organizar los datos:

  • Seleccionamos una columna, clicamos en Inicio 鈫 鈥淥rdenar y filtrar鈥 (si queremos aplicarlo a toda la tabla, cuando nos salga el mensaje de 鈥渁mpliar la selecci贸n al resto de la tabla鈥 le decimos que s铆)
    • Si son n煤meros: podemos ordenarlos de Menor a Mayor, o al rev茅s.
    • Si es texto: de la A a la Z o al rev茅s.

Agregar gr谩ficos

Los gr谩ficos muestran los datos con una mayor claridad y visibilidad, por lo que es aconsejable contar con ellos para ver los datos de forma clara. 

Solamente tendremos que clicar en Men煤 鈫 Insertar鈫 Gr谩ficos y elegir el que creamos que es m谩s adecuado para la informaci贸n que tenemos. Para elegir los datos que queremos que se muestren en el gr谩fico, clicamos en Seleccionar datos y elegimos los que nos interesen.

Utilizar los datos

Una vez tengamos la base de datos lista, tenemos que utilizar los datos. Por ejemplo, si queremos lanzar una oferta para clientes madrile帽os, simplemente tendremos que filtrar la columna de Poblaci贸n y, en el desplegable que nos sale, seleccionamos Madrid.

Modificarla

Seguramente, si todo va bien en la empresa, nuestra clientela crezca. Por lo tanto, deberemos actualizar nuestra base de datos, insertando nuevos clientes o nuevas secciones para catalogarlos. 

En caso de tener que a帽adir nuevos clientes, simplemente tendremos que insertar una nueva fila y rellenar los datos de cada columna. Si lo que queremos es, por ejemplo, a帽adir el campo de 鈥淓dad鈥 en nuestra tabla, basta con integrar una columna entera y escribir Edad en la primera celda. 

Mantenimiento y actualizaci贸n

No nos podemos olvidar de cuidar de nuestra base de datos de clientes, su cuidado y actualizaci贸n es una trabajo que debe hacerse continuamente. 

Para ello, tenemos que tener en cuenta varios aspectos:

Detectar datos err贸neos

Debemos fijarnos en la informaci贸n que contenga errores o que necesite de una actualizaci贸n, como cambios en los n煤meros de tel茅fono o correo electr贸nico, cambios de empresa, si hace tiempo que dejaron de ser clientes nuestros, etc. 

Una vez los encontremos, podemos actualizarlos o eliminarlos (en caso de que, por ejemplo, la empresa en la que trabajan ya no exista)

Eliminar los duplicados

Hay veces que, sobre todo con los nombres de empresa, se escriben los mismos campos m谩s de una vez por errores gramaticales. Por ejemplo, si alguien escribe 鈥淎lmacenes Garc铆a S.A.鈥 y otra persona, queriendo referirse a esa misma empresa, escribe 鈥淎lmacenes Garc铆a SA鈥 tendremos el problema de los datos duplicados.

Por lo tanto, debemos fijarnos bien y crear una coherencia de datos para optimizar nuestra base de datos. 

Estructurar los datos

Est谩 relacionado con el punto anterior. Es necesario compartir la informaci贸n en la base de datos de forma estructurada y con un trabajo de nomenclatura clara para garantizar la estabilidad de la informaci贸n de nuestros clientes.

Verificar y optimizar los datos de nuestros mejores clientes

Tenemos que invertir tiempo para verificar y actualizar la informaci贸n de nuestros clientes m谩s importantes. Es un trabajo manual que nos permite enriquecer nuestros conocimientos sobre ellos y adaptar nuestra estrategia comercial.

Filtrar datos

Revisamos nuestra base de datos y nos damos cuenta de que tenemos clientes que hace a帽os que no compran nuestro producto. 驴Qu茅 hacemos?, 驴Los eliminamos? Depender谩 de nuestro criterio. Podemos aplicar filtros para saber, por ejemplo, cu谩ntos de nuestros clientes llevan sin comprarnos nada desde hace 5 a帽os. 

Teniendo en cuenta los objetivos de la empresa, podemos borrarlos o crear campa帽as de marketing personalizadas para volver a recuperarlos.

Guardar regularmente

Es muy importante que hagamos copias de seguridad con regularidad para protegernos de posibles riesgos, como ciberataques o ca铆das del sistema. 

Parece una tonter铆a, pero al trabajar con grandes vol煤menes, guardarlo regularmente puede evitarnos horas de trabajo en caso de perderlo. Incluso podemos hacer copias de seguridad y guardarlas en alg煤n lugar fuera de la l铆nea.

Plantilla

Aqu铆 os dejamos una plantilla en Excel que pod茅is descargar para empezar a construir la vuestra. Recordad que los conceptos de las columnas pueden cambiar de acuerdo a los objetivos que tenga vuestra empresa.

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