Base de datos de clientes: aprende lo necesario para crear la tuya

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¿Qué es una BBDD de clientes?

Una base de datos de clientes es el almacenamiento de información valiosa sobre nuestros clientes que resulta relevante para nuestro negocio. Recolectamos datos y analizamos el perfil de nuestros compradores.

Tener datos sobre nuestros clientes hace que podamos gestionarlos y conocerlos más y mejor, por lo que nos puede ayudar a expandir nuestro negocio y aumentar nuestras ventas. Además, nos permite crear campañas de marketing más personalizadas y ofrecer un trato más cercano.

Objetivos de los sistemas de bases de datos

Estos son los principales objetivos de una base de datos de clientes:

Facilitar una mejor forma de organizar nuestra información 

La función de una base de datos es, precisamente, facilitar el acceso a ellos. Al tener todo almacenado en un mismo lugar, optimizaremos nuestro tiempo de búsqueda de información.

Evitar la redundancia e inconsistencia de datos

Existe la posibilidad de que se origine un duplicado de información si no se controla detalladamente el almacenamiento, aumentando los costos de almacenamiento y acceso a los datos, además de generar la inconsistencia de estos.

Impedir un aislamiento de los datos

Cada departamento de la empresa contará con unos datos que deben almacenarse en la misma BBDD, de forma que la información de todos ellos queda aglutinada para una mejor accesibilidad y sin riesgo de aislamiento.

Garantizar la seguridad

Resultará más fácil hacer una copia de seguridad de la BBDD de clientes que hacerlo con un conjunto de ficheros almacenados de forma no estructurada.

GIF Friends

Segmentación

Tenemos a nuestros clientes y todo lo relacionado con ellos almacenados en un mismo lugar, lo que nos permite hacer una segmentación de forma más fácil y efectiva para nuestras campañas de marketing.

¿Qué información hay en una BBDD de clientes?

Veremos que una base de datos de clientes está compuesta por distintos campos (columnas) con información de cada cliente. Lo más común es encontrar los siguientes conceptos:

  • Nombre
  • Apellidos
  • Correo electrónico
  • Teléfono
  • Empresa (en caso de que nos hiciera falta)
  • Dirección
  • Código postal
  • Población
  • Última compra
  • Fecha de nacimiento
  • Sexo

Estos datos pueden variar dependiendo de los objetivos empresariales que tenga nuestro negocio. 

Los datos se procesan y se transforman en información de una manera ordenada, de forma que nos sirva de ayuda en el proceso de la toma de decisiones. Sobre todo el Departamento de Marketing y Ventas, deberán tener en cuenta esta información para futuras comunicaciones o campañas.

Por ejemplo, cuando analicemos los datos de nuestros clientes, podremos ver cuándo fue la última compra de todos ellos y actuar en base a ello, enfocándonos en los que hayan realizado una compra más reciente o considerando los clientes más antiguos y realizar campañas para recuperarlos.

Usos de la Base de Datos de clientes

Podemos dar diferentes usos a nuestra base de datos, dependiendo del tipo de negocio que llevemos y los objetivos empresariales que tengamos. 

Agenda de contacto

Tendremos a nuestra disposición toda la información de contacto que necesitemos, como su número de teléfono, email, etc. De esta forma, cada vez que queramos contactar con alguien, encontraremos la información necesaria en nuestra base de datos. 

Podemos recuperar clientes antiguos

Las bases de datos nos permiten tener un histórico de clientes y aplicar técnicas de venta para recuperarlos. Podemos crear un campo en nuestra BBDD que refleje el motivo por el que los perdimos y actuar en base a ello.  

GIF Come back

Ofrecer atención al cliente de calidad

Las bases de datos nos dan la oportunidad de segmentar nuestros clientes como mejor nos convenga y, por tanto, segmentar las comunicaciones que hagamos. Y esta segmentación también nos permitirá ofrecer una atención al cliente más personalizada. 

Aumento en las ventas

Una base de datos va a resultar esencial en nuestras estrategias de marketing, ya que podemos tener información del cliente como sus hábitos de consumo, datos demográficos, aficiones, etc., creando así perfiles de los consumidores o buyer personas.

Consejos para hacer una

Base unificada

Lo primero de todo es que crees una base unificada integrando todos los datos en una misma ubicación. De esta forma tendremos un control efectivo y una visión clara de los clientes.

Piensa en los datos que quieres recopilar

Esto dependerá de cada empresa, aunque siempre suele haber una serie de datos principales en común como la edad, el sexo, correo electrónico, población o el gasto medio. Puedes incluir todos los campos que te ayuden a ofrecer un mejor servicio.

Obtén información

Como ya imaginarás, no puedes pedir a los clientes que te manden sus datos así por así. Lo más común es crear una interacción con ellos mediante las redes sociales, organizando concursos, sorteos o promociones que requieran de un registro previo.

Secciona

Cuantas más secciones tenga tu base de datos, mejor. De esta forma, lo tendremos más fácil a la hora de segmentar o simplemente buscar a clientes concretos.

El propósito

Una base de datos siempre debe tener una finalidad, es decir, cómo se van a utilizar esos datos y para qué.

Actualiza y monitoriza

Una vez hayas creado la base de datos, no te olvides de actualizarla constantemente. 

Además, tendremos que medir el impacto de cada campaña que hagamos para que nos ayude a conocer si de verdad estamos trabajando de forma óptima.

Cuida la privacidad

La información que contiene nuestra base de datos es sensible, por lo que es esencial que la cuidemos y que cumpla con la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Herramientas que te pueden ayudar

Hay herramientas que pueden ayudarte a crear tu base de datos de clientes. Estas son las más conocidas:

Microsoft Excel

Puede almacenar grandes cantidades de datos en hojas de cálculo y se suele utilizar para el cálculo y el análisis de datos. Si cuentas con el paquete de Office en tu ordenador, no te supone ningún coste, y puedes hacer operaciones como: analizar los datos, dinamizarlos, presentarlos mediante gráficos, etc.

Gráficos de Excel

Microsoft Access

El uso más común de Access es para pequeñas bases de datos individuales. Es un software orientado a lo visual, lo que hace que, aunque no seamos programadores, podamos crear bases de datos útiles de forma fácil. Su estructura puede ampliarse para cumplir con las necesidades empresariales. La pega que tiene es que es solo para PC.

Gráfico Ventas Microsoft Access

MySQL

Permite a varios usuarios acceder a múltiples bases de datos. Este software funciona en diversas plataformas, que incluyen la mayoría de variedades de Windows y UNIX. Se diferencia de otros productos por su coste, ofreciendo una versión no-empresarial gratuita.  

Diagramas MySQL

Oracle

Es un software de base de datos escalable a nivel empresarial que permite acceder a los datos de forma local o de forma remota. El tamaño máximo de base de datos que permite es de 8 terabytes.

Estadísticas de Oracle

Pasos para crear una en Excel

¿Quieres crear tu base de datos en Excel? Sigue estos pasos:

Hacer la tabla

Lo primero de todo es crear una tabla en Excel que incluya los datos de tus clientes. La primera fila serán las secciones que compondrán (nombre, apellidos, dirección, teléfono, etc.), para que cada columna de la tabla se dedique a un tipo de información. 

Tabla de Excel

Integrar los datos

Una vez creadas las categorías, hay que integrar los datos. Introduce cada cliente en cada fila respetando lo marcado en la columna.  Si quieres, puedes organizar los datos:

  • Seleccionamos una columna, clicamos en Inicio → “Ordenar y filtrar” (si queremos aplicarlo a toda la tabla, cuando nos salga el mensaje de “ampliar la selección al resto de la tabla” le decimos que sí)
    • Si son números: podemos ordenarlos de Menor a Mayor, o al revés.
    • Si es texto: de la A a la Z o al revés.

Agregar gráficos

Los gráficos muestran los datos con una mayor claridad y visibilidad, por lo que es aconsejable contar con ellos para ver los datos de forma clara. 

Solamente tendremos que clicar en Menú → Insertar→ Gráficos y elegir el que creamos que es más adecuado para la información que tenemos. Para elegir los datos que queremos que se muestren en el gráfico, clicamos en Seleccionar datos y elegimos los que nos interesen.

Botón Seleccionar Datos de Excel

Utilizar los datos

Una vez tengamos la base de datos lista, tenemos que utilizar los datos. Por ejemplo, si queremos lanzar una oferta para clientes madrileños, simplemente tendremos que filtrar la columna de Población y, en el desplegable que nos sale, seleccionamos Madrid.

Modificarla

Seguramente, si todo va bien en la empresa, nuestra clientela crezca. Por lo tanto, deberemos actualizar nuestra base de datos, insertando nuevos clientes o nuevas secciones para catalogarlos. 

En caso de tener que añadir nuevos clientes, simplemente tendremos que insertar una nueva fila y rellenar los datos de cada columna. Si lo que queremos es, por ejemplo, añadir el campo de “Edad” en nuestra tabla, basta con integrar una columna entera y escribir Edad en la primera celda. 

Mantenimiento y actualización

No nos podemos olvidar de cuidar de nuestra base de datos de clientes, su cuidado y actualización es una trabajo que debe hacerse continuamente. 

Para ello, tenemos que tener en cuenta varios aspectos:

Detectar datos erróneos

Debemos fijarnos en la información que contenga errores o que necesite de una actualización, como cambios en los números de teléfono o correo electrónico, cambios de empresa, si hace tiempo que dejaron de ser clientes nuestros, etc. 

Una vez los encontremos, podemos actualizarlos o eliminarlos (en caso de que, por ejemplo, la empresa en la que trabajan ya no exista)

Eliminar los duplicados

Hay veces que, sobre todo con los nombres de empresa, se escriben los mismos campos más de una vez por errores gramaticales. Por ejemplo, si alguien escribe “Almacenes García S.A.” y otra persona, queriendo referirse a esa misma empresa, escribe “Almacenes García SA” tendremos el problema de los datos duplicados.

Por lo tanto, debemos fijarnos bien y crear una coherencia de datos para optimizar nuestra base de datos. 

Estructurar los datos

Está relacionado con el punto anterior. Es necesario compartir la información en la base de datos de forma estructurada y con un trabajo de nomenclatura clara para garantizar la estabilidad de la información de nuestros clientes.

Verificar y optimizar los datos de nuestros mejores clientes

Tenemos que invertir tiempo para verificar y actualizar la información de nuestros clientes más importantes. Es un trabajo manual que nos permite enriquecer nuestros conocimientos sobre ellos y adaptar nuestra estrategia comercial.

Filtrar datos

Revisamos nuestra base de datos y nos damos cuenta de que tenemos clientes que hace años que no compran nuestro producto. ¿Qué hacemos?, ¿Los eliminamos? Dependerá de nuestro criterio. Podemos aplicar filtros para saber, por ejemplo, cuántos de nuestros clientes llevan sin comprarnos nada desde hace 5 años. 

Teniendo en cuenta los objetivos de la empresa, podemos borrarlos o crear campañas de marketing personalizadas para volver a recuperarlos.

Guardar regularmente

Es muy importante que hagamos copias de seguridad con regularidad para protegernos de posibles riesgos, como ciberataques o caídas del sistema. 

Parece una tontería, pero al trabajar con grandes volúmenes, guardarlo regularmente puede evitarnos horas de trabajo en caso de perderlo. Incluso podemos hacer copias de seguridad y guardarlas en algún lugar fuera de la línea.

Plantilla

Aquí os dejamos una plantilla en Excel que podéis descargar para empezar a construir la vuestra. Recordad que los conceptos de las columnas pueden cambiar de acuerdo a los objetivos que tenga vuestra empresa.

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